Nel calendario delle imprese il 2027 non è poi così lontano, e tra contratti da approvare e documenti da inviare le pratiche che si bloccano possono causare una perdita di una giornata produttiva ma c’è un’opzione che arriva dalle ultime implementazioni tecnologiche: la firma elettronica.
La soluzione di firma elettronica intuitiva è uno strumento che accompagna il percorso di gestione documentale, dall’invio alla raccolta del consenso, facilitando notevolmente l’attività anche a chi non è pratico di tecnologia. Ma perché attivarla ora? Ci sono diversi vantaggi da conoscere per chi ancora non ne ha una.
Meno carta e più tempo da dedicare al lavoro
La prima rivoluzione che consegue dall’uso della firma elettronica è che spariscono numerosi passaggi manuali; i contratti non devono essere stampati e firmati a penna, per poi essere acquisiti con lo scanner e inviati nuovamente. Viaggiano online, si sottoscrivono con pochi clic e tornano al mittente senza cambiare formato.
E se il documento fosse urgente? Nessuno deve sperare che la stampante funzioni, che ci sia inchiostro sufficiente o attendere qualcuno che fisicamente possa occuparsi in ufficio della chiusura della pratica.
Osservando gli uffici e le PMI in cui è stata implementata, si nota una riduzione netta delle attività ripetitive che intaccavano il lavoro dell’amministrazione, degli uffici commerciali e degli HR. Persino l’archiviazione diventa più ordinata: i documenti vengono raccolti in un flusso digitale consultabile e possono essere inseriti in un Cloud.
Contratti più rapidi, anche quando si è lontani
Attività in smart working e il commercio che ha aperto i confini ci portano a perdere tempo se dobbiamo mandare un commerciale fisicamente in loco, oppure se bisogna attendere che qualcuno passi in sede nella nostra città. Con una piattaforma di firma elettronica basterà invece caricare il documento, indicare i destinatari e stabilire l’ordine delle sottoscrizioni. Tutto resta perfettamente monitorabile, mentre notifiche e promemoria riducono i solleciti manuali.
Sicurezza e valore legale: cosa verificare?
Nell’Unione Europea abbiamo un regolamento di riferimento, quello eIDAS che disciplina il funzionamento delle firme elettroniche e i servizi fiduciari. Attenzione, non tutte le firme sono identiche. Ne esistono di diversi livelli con requisiti e garanzie differenti e solo la firma elettronica qualificata ha per legge l’effetto giuridico equivalente alla firma autografa.
Prima di scegliere un servizio, quindi, conviene verificare come vengono identificati i firmatari, registrato il consenso e tutelata l’integrità del file. L’implementazione di sigilli elettroniche, marche temporali e documentazioni delle operazioni contribuiscono alla tracciabilità del processo aiutando a raggiungere l’obiettivo di sapere chi ha firmato, cosa ha accettato e le prove disponibili.
Perché muoversi ora, prima del 2027
Esistono costi invisibili che, in realtà, hanno un impatto sulla nostra produttività. Le lunghe attese, gli errori di versione e il tempo perso non sono da sottovalutare. Con l’utilizzo della firma elettronica tutti questi processi diventano più semplici e sicuri. Si può partire dai preventivi, oppure dalla documentazione HR per poi estendere ad altri reparti come quello degli accordi commerciali e delle approvazioni interne. La vera opportunità? Arrivare al 2027 con procedure già rodate.
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